5 tipp, hogy sikeres legyen az új munkatársak betanítása

1: Az onboarding egy hosszú távú folyamat

Sokan gondolhatják, hogy az új munkavállalók betanítása pár nap, maximum néhány hét alatt megoldható. Több cég is belefut abba a hibába, hogy az első napokban próbál szinte minden információt átadni az új belépőnek. Ennek az eredménye legtöbbször csalódottság és frusztráció mindkét részről.  Sokkal hosszabb távú folyamatban érdemes gondolkozni annak érdekében, hogy végül mindkét fél elégedett legyen. A hatékonyság kulcsa egy részletes betanítási, onboarding terv készítése. Ebben pontosan meg kell határozni, hogy mit, mikor és milyen formában adunk át az új munkatársnak és melyik feladatnak, lépésnek ki a felelőse.

A folyamat akár 6-12 hónapot is igénybe vehet. Természetesen pozíciótól függően ez az intervallum rövidülhet. A cél, hogy a munkatársak be tudjanak kapcsolódni a munkába, tisztában legyenek a pontos feladataikkal, felelősségükkel. Megismerjék a cég felépítését, működését, céljait és elvárásait. Kiemelt hangsúlyt kell fektetni a tervezés során arra, hogy hogyan segíti a cég az új belépők integrálódását a csapatba, a kollégákkal való megismerkedést, jó viszony kialakítását.

2. Az onboarding csapatmunka!

Nagyon fontos pontja az onboarding folyamatnak, hogy hogyan fogadja a csapat az új munkavállalókat. A HR-esek feladata a csapat tagjait felkészíteni az új belépők fogadására. Tisztázni kell előre, kinek mi a felelőssége, kik és milyen mértékben segítik az új munkatársakat a betanulásban. Lényeges pontja a betanítás folyamatának, hogy szociálisan is segítsük az új munkavállalók beilleszkedését. Ehhez az egyik legjobb eszköz, ha a régi és új dolgozók több közös feladatot is kapnak már az első időszakban.

A csapatban ki kell jelölni felelősöket, mentorokat, akik koordinálják és folyamatosan segítik, nyomon követik a betanulást és az új munkavállalók bármikor fordulhatnak hozzájuk kérdéseikkel. Nagyon lényeges, hogy ezt a feladatot olyan munkatárs kapja, aki örömmel vesz részt a betanításban és nem kényszernek, plusz tehernek éli meg az ezzel járó teendőket. Szintén a kijelölt munkatárs lehet az, aki megismerteti a szervezet működésével az új dolgozókat.

Természetesen a csapatot is fel kell készíteni az új belépők érkezésére, hogy türelemmel forduljanak az új munkatársak felé.

3. Az első nap kulcsfontosságú a betanítás folyamatában

Az első munkanap rendkívül meghatározó az onboarding során. Szakértők azt javasolják, hogy legyen élmény ez a nap az új belépők számára. Ezzel tökéletesen megalapozható, hogy már az első pillanattól kezdve „akarjon” az új munkatárs a cég részévé és hatékony munkaerővé válni. Nagyon fontos, hogy amennyiben megoldható, már az első munkanapon találkozzon a vezetővel az új belépő, de a közvetlen felettesével mindenképpen.

Érdemes megtalálni az arányokat a konkrét munkakör, a feladatok és a vállalat megismertetése, a kötelezően kitöltendő papírmunka és a lazább, kötetlenebb ismerkedés között. Az átadandó információkat rangsoroljuk és semmiképpen ne akarjunk mindent egyszerre elmondani, megmutatni. A bemutatás és bemutatkozás viszont feltétlenül történjen meg már az első munkanapon. Ha egy nagyobb cégről, vállalatról van szó, első nap elég a közvetlen kollégákkal való ismerkedés.

Amennyiben van rá lehetőség, egy közös ebéd kiválóan alkalmas egy kötetlenebb és közvetlenebb beszélgetésre. Ezt mindenképpen érdemes beiktatni az első munkanapba. Ilyenkor szó eshet a céges szokásokról, rendezvényekről, a szervezeti kultúráról is.

4. Az onboarding lépéseit mindig a munkakörre kell hangolni

Bár az onboarding alapvetően minden új munkatárs betanításánál ugyanazokon a lépéseken alapul, van viszont néhány munkakör-specifikus szempont, amire érdemes figyelni.

Fehérgalléros munkavállalók

Fehérgalléros munkavállalók esetében már az első munkanap előtt elkezdődhet az onboarding folyamat. Egy üdvözlő e-mail, amely az első munkanappal kapcsolatos legfontosabb tudnivalókat tartalmazza, mindkét fél számára nagyon pozitív élménnyé teheti a kezdést. Ez tartalmazhatja az első nap tervezett tevékenységeit, röviden az irodai szokásokat, az öltözködési stílusra vonatkozó információkat.

Már az első munkanapra álljon készen az új belépő asztala, hozzunk létre számára e-mail fiókot és felhasználónevet, jelszót a különböző irodai számítógépes rendszerek eléréséhez.

Érkezés után mindenképpen mutassuk be az irodát az új munkatársnak. Így már magabiztosabban fog mozogni rögtön az első órákban, hiszen tudni fogja merre találja a mosdót, hogy működik a belépőkártya, hol van a teakonyha és hol tud telefonálni, nyomtatni. Mindenképpen kerüljön sor már első nap az e-mail fiók, a munkához szükséges szoftverek, rendszerek működésének közös ellenőrzésére.

Kékgalléros munkavállalók

A kékgalléros munkaerőpiacon az utóbbi években elég jelentős munkaerőhiány alakult ki. Éppen ezért az ő esetükben is különösen nagy hangsúlyt kell fektetni a megfelelő onboardingra, hogy a vállalat minél tovább megtarthassa a kékgalléros munkavállalókat.

Az első nap meg kell ismertetni őket a munkakörükkel, konkrét feladataikkal, illetve a szervezet felépítésével. Fontos, hogy már az első munkanapon tudja az új dolgozó, hogy az ő pozíciója hol helyezkedik el a szervezetben és mivel segíti a munkája a céget a célok elérésében.

Nem csak szakmai, hanem szociális szempontból is érdemes már rögtön az elején elkezdeni a csapatba való beilleszkedést. Ehhez a kékgallérosok esetében is tökéletes választás egy közös munkahelyi ebéd, ahol lehetőleg a vezető is köszöntse az új dolgozókat. Ilyen alkalmakat többször is érdemes beiktatni az onboarding folyamat során, mert nagyon pozitív hatással lehet a munkáltató és munkavállaló közötti viszony alakulására.

5. Külföldi munkavállalók betanítása külön figyelmet kíván

Az ázsiai országokban régóta bevett szokás, hogy a lakosság nagyobb része külföldön vállal munkát. Az ázsiai munkavállalók foglalkoztatásának egyik legfőbb előnye, hogy nagy létszámban érhetőek el és körükben viszonylag alacsony a fluktuáció. A fülöp-szigeteki családoknál például teljesen természetes az, ha az egyik szülő, vagy akár mindkettő külföldön dolgozik és az unokatestvérek, valamint a nagyszülők látják el a gyerekeket. Magyarországon is egyre több külföldi vállal munkát, többségük munkaerőkölcsönző cégeken keresztül érkezik a hazánkban működő vállalatokhoz.

Emellett a filippin emberek rendkívül tisztelettudóak, precízek és alázatosak, emiatt pedig nagyon jól integrálhatók a gyári és multinacionális környezetbe egyaránt. Itthon is az utóbbi években a Fülöp-szigeteki munkaerő alkalmazása terjedt el leginkább. Nem véletlen: megbecsülik a munkájukat, motiváltak, lelkesek, barátságosak, nyitottak, hamar felveszik az itthoni ritmust és könnyen beilleszkednek.

Amire náluk az onboarding során kiemelten figyelni kell, hogy számukra nagyon fontos, hogy be tudjanak illeszkedni az új környezetükbe és azonosulni tudjanak a befogadó ország kultúrájával. A filippin lakosok például szívesen sportolnak, és mivel vallásosak, fontos számukra a templomba járás. Ha ehhez támogató közeget biztosít egy vállalat már a betanítás során, akkor a sikeres onboarding szinte garantált.

A sikeres onboarding kulcsa a folyamatos kommunikáció

Ahhoz, hogy zökkenőmentesen menjen végbe a betanítás folyamata, kiemelten fontos a folyamatos kommunikáció. Ennek mindkét irányban működnie kell. Tehát a cégben kijelölt munkatársnak/mentornak az egész onboarding ideje alatt folyamatosan érdeklődni kell arról, hogy érzi magát az új munkatárs, és rendszeres visszajelzést kell adni számára is a munkájáról. Bizonyos időközönként le kell ülni vele és átbeszélni az eddigi közös munkát, ellenőrizni hol tart az önálló munkavégzéshez vezető folyamatban. Fontos, hogy végig érezze, a cég kíváncsi a véleményére és támogatja mindenben, hogy hatékony munkaerővé válhasson.

Amennyiben úgy érzi, munkája támogatásához szívesen igénybe venné HR szolgáltató segítségét, forduljon hozzánk bizalommal. Tapasztalt HR szolgáltatóként a cég munkaköri leírásainak megfelelően szűrjük a jelentkezőket, a gyakorlatuk, végzettségük, nyelvismeretük alapján. A toborzás mellett minden kapcsolódó folyamatban támogatjuk a vállalatokat belföldi és külföldi munkavállalók alkalmazásában egyaránt. Ilyen például a kiválasztás, a munkaviszony létesítésével, megszüntetésével járó adminisztráció, a bérszámfejtés, az állomány kezelés, szállásoltatás stb.