A koronavírus és a home office

A koronavírus okozta rendkívüli helyzet gyors reakciókat követelt a cégektől. A home office volt a leghatékonyabb és leggyorsabb megoldás. Jelen helyzetben mind a munkaadók, mind pedig a dolgozók az otthoni munkavégzést részesítik előnyben, ezzel minimalizálva az emberek közti érintkezést. Az irodai jelenlét és az oda való bejutás ugyanis fokozza a megbetegedés esélyét.

A home office munkarend

A Home office előnyei és hátrányai

Magyarországon eddig nem volt igazán jellemző a távmunka. Vannak még fekete foltok a kivitelezését tekintve és sokszor a bizalom sem teljes az otthonról dolgozó kollégák felé. Ennek ellenére ez egy nagyon jó alkalom letesztelni, hogy  akár hosszú távon is működne-e. Ehhez először mindenképp vessünk számot az előnyökkel és a hátrányokkal.

Előnyei:

  • A vírus szempontjából a legnagyobb előnye, hogy nincs kontakt a dolgozók között.
  • Az otthoni környezet kényelmesebb lehet, így a dolgozók hatékonyabban tudják végezni a munkájukat.
  • Az irodába való beutazás megspórolásával időt és feszültséget takaríthatunk meg, ez által a napi teljesítmény is kiegyensúlyozottabbá válhat.

Hátrányai:

  • Működőképessége személyiségfüggő. Át tud-e szellemülni a dolgozó munkavégző “üzemmódba”. (Be tudja-e megfelelően osztani az idejét, nem aprózódik el az otthoni teendők és a munka között, tud-e koncentrálni.)
  • Figyelni kell a munkatársakkal való kapcsolatok ápolására, amik nagyon könnyen leépülhetnek, ami a munka minőségének rovására mehet.
  • Kétirányú kommunikáció hiányában nehéz belőni, mennyire van, vagy épp nincs leterhelve az alkalmazottunk. A nyomonkövethetőség nehézkes, de nem lehetetlen. A megfelelő feltételek megteremtésével nyugodtan előlegezzük meg a bizalmat.

Home office feltételei

Csak olyan munka végezhető otthon, melynek biztosítani tudjuk a technológiai feltételeit. Ezek jellegüket tekintve azok a munkák, amelyeket számítógép előtt tudunk végezni (szellemi munkák).  A technikai feltételek mellett fontos, hogy rendelkezzünk minden valós idejű információval, ami a minőségi munkavégzéshez szükséges.

Vegyük górcső alá ezeket a feltételeket, melyek megkönnyítik az otthoni munkavégzést. 

A munkavégzés eszközei

Home office-hoz szükséges hardver eszközök

Szükség van egy laptopra (notebookra) és  mindenre, amire a munkavégzés során szükség lehet (pl.: telefon, headset, stb.). Ez az eszköztár munkakörönként és pozíciónként eltérhet. Jó esetben a “céges gép” már a home office bevezetése előtt rendelkezésre állt (nem kell rá most beruházni). Ezek az eszközök az alapja az otthoni munkavégzésnek, de megléte még nem jelenti azt, hogy dolgozónk maradéktalanul el tudja látni otthonról a feladatát. A következő feltételek biztosításával viszont biztosak lehetünk benne, hogy a munkát el lehet végezni. (Érdemes ez ügyben egy IT-s szakembertől tanácsot kérni.)

Home office-hoz szükséges szoftverek, alkalmazások

Az eszközön legyenek elérhetőek a vállalkozás szoftverei, táblázatai, adatai stb. Ezzel el is érkeztünk az egyik kardinális ponthoz.

  1. Felhő és online alkalmazások: A home office-hoz elengedhetetlen, hogy internet alapon működjön minden. Nagy probléma, ha a céges hálózat csak “bent“ (az irodában) érhető el. Manapság a Google segítségével (Google Suite) egy időben, többen is könnyedén dolgozhatunk dokumentumokban (Google Docs), táblázatokban (Google Sheets). A Google Drive révén a megfelelő jogosultságokkal rendelkező munkatársak számára elérhetővé válnak a szükséges iratok. 
  2. Hogy kommunikáljunk: Mivel a lényeg az, hogy térben ne találkozzunk egymással, szükségesek a jó online kommunikációs csatornák és eszközök, amelyeken nem csak beszélgetni tudunk, hanem file-okat is megoszthatunk egymással. Fontos, hogy ez elkülönüljön a magánéletben használt csatornáktól. Jó megoldás lehet a Google Suite részeként működő Google Hangouts, a Skype, vagy a Facebookon létrehozott chat csoport is akár. A felsoroltak közül mindhárom program alkalmas videóra, hanghívásra, illetve file-k küldésére is.
  3. Feladatkezelő alkalmazások: Nagy segítségünkre lehetnek a munkák felosztásában és az időmenedzsmentben a különböző feladatkezelő programok. Ezeken mindig, mindenki látja az elvégzendő feladatokat, illetve csoportszinten is áttekinthetők. Sőt mi több, szűrhetők, az elvégzendő projektek. A projektekhez határidők rendelhetők, dokumentumok csatolhatók. Ilyen programok például a Trello vagy a KanbanFlow.
Home office-hoz szükséges személyi feltételek
  1. A megfelelő környezet: Akkor végezhető minőségi távmunka, ha erre az otthoni környezet alkalmas, a feltételek hasonlóak az irodaihoz. Alakítsunk ki egy sarkot, kis “irodát”, ami csak ezt a célt szolgálja.
  2. Rutinok megtartása: Bár a munkaidő rugalmasabbá válik, nem árt, ha megtartjuk a rutinjainkat. Továbbra is keljünk, ahogy eddig, üljünk be a kis házi irodánkba, menjünk szünetre és étkezzünk, amikor eddig is.
  3. A személyes teljesítmény ellenőrzése: A munkaadónak azért fontos, hogy lássa, a munka el van végezve a megfelelő minőségben, a kért határidőre. A dolgozónak, hogy el tudjon számolni az idejével, teljesítményt tudjon felmutatni. A fentebb említett feladatkezelő alkalmazások mindkét fél számára megoldást nyújtanak.

 

A nagy kérdés ezek után az, mekkora teret fog nyerni a home office a járvány időszak elmúltával. Abban az esetben, ha a dolgozó maximálisan képes elvégezni a feladatát otthoni körülmények között is, rengeteg költség megtakarítható csak azzal, hogy egy optimálisabb méretű irodát tart fennt az adott cég. A részleges home office is egy jó lehetőség lehet. egyfajta juttatás, bónusz a jól dolgozó munkatársak számára. A fiatalabb Z generációba tartozó álláskeresők számára pedig értékes csábítóerő lehet.

Mi a Jobtain-nél már a vírus kitörése előtt is aktívan és sikerrel alkalmaztuk a home office-t a munkatársaink körében, így ebben a témában is szakavatottak vagyunk. Ha kérdései lennének, bátran tegye fel őket Kapcsolati űrlapunkon keresztül!

About Author