A videóértekezletek 10 aranyszabálya

Mit tegyen és mit ne tegyen az online megbeszélések során?

Akár van gyakorlata a videóértekezletek lebonyolításában, akár még csak most tanulja, érdemes időről-időre átgondolni, hogyan javíthatná a résztvevők általános tapasztalatát a megbeszélések során. A nagyszerű élmény minden alkalommal megilleti munkatársait és partnereit, még akkor is, ha aznap Ön már a sokadik megbeszélését vezeti.

Most megmutatjuk, mik a leggyakoribb hibák, amiket a videóértekezletek vezetői elkövetnek, és hogyan kerülheti el őket. Továbbá adunk pár hasznos tippet arra vonatkozóan, miként teheti érdekessé az Ön által vezetett értekezleteket minden résztvevő számára.

1. Tegye egyértelművé a megbeszélés formátumát!

Bizonyára Ön is számtalanszor csatlakozott már úgy online megbeszéléshez, hogy nem tudta, bekapcsolja-e a kameráját, vagy esetleg kikapcsolva hagyja. Házigazdaként érdemes ezt a gyakran felmerülő érzékeny kérdést előre eloszlatni, hogy minden résztvevő számára egyértelmű legyen a megbeszélés formátuma.

Ehhez Önnek mindössze annyit kell tennie, hogy:

Kérését megfogalmazza a megbeszélés meghívójában: „Szeretnénk, ha az értekezlet során mindenki bekapcsolná a kameráját”.
Előre tisztázza elvárásait a részlegével szemben, ismétlődő online megbeszélések esetén pedig győződjön meg arról, hogy csapata tisztában van azzal, hogy a videóhívások képernyőjén való rendszeres szereplés fontos szempont Önnek az értekezletek során.

Bármi is az elvárása, legyen következetes! Emellett hagyjon teret munkatársainak arra, hogy alkalmanként váltsanak. Kerülje a számonkérést, ha valamelyik kolléga egyszer-egyszer nem kapcsolja be a kameráját. Ha az adott személy legtöbbször képpel is becsatlakozik a megbeszélésekre, valószínűleg jó oka van arra, ha ezt kivételesen elmulasztja.

Érdemes továbbá megvizsgálni azt a kérdést, miszerint tényleg szükség van-e arra, hogy a megbeszélésen mindenki bekapcsolja a kameráját? Nem minden esetben indokolt, hogy az online értekezlet képernyőjén mindenki látható legyen. Sok esetben jelentős időt takaríthat meg kollégáinak azzal, ha nem kell a meeting előtt rendet rakniuk, vagy átöltözniük, ezzel pedig növelheti a munkavállalók bizalmát és elkötelezettségét a vállalat iránt.

Mikor nem indokolt a kamera használata?

Abban az esetben, mikor a résztvevők a képernyőn megosztott tartalmakat néznek át közösen.
Olyan egy, vagy két résztvevővel történő hívások esetén, amik nem tartanak tovább 15 percnél.

2. Mindig legyen B terv!

Mit tenne abban az esetben, ha az online megbeszélésekre használt rendszere tönkremenne? Mivel házigazdaként az Ön feladata, hogy orvosolja a technikai problémákat, így kulcsfontosságú, hogy rendelkezzen tartalék tervvel az esetleges fennakadások megoldására. A telefonok használata, az e-mailben történő munkavégzés, vagy a megbeszélés átütemezése mind működőképes alternatívák lehetnek, de akár egy konkrét személyt is kijelölhet csapatában, aki a technikai fennakadások alkalmával támogatást nyújthat Önnek és a többi résztvevőnek.

3. Indítson könnyedén, hogy megtörje a jeget

Ön mit tesz azokban a percekben, amíg várja, hogy minden résztvevő becsatlakozzon a megbeszélésre? Ha ilyenkor csak annyit mond munkatársainak, hogy „Még várunk öt percet, hogy mindenki megérkezzen.”, vagy csak csendben vár, esetleg egyből a napirendre tér, akkor sajnos Ön még nem találta meg a legjobb módját ennek az időnek a hatékony kitöltésére.

A legcélravezetőbb gyakorlat az, hogy a videóértekezletet a személyes találkozókhoz hasonlóan kezdje, ám egy online megbeszélés házigazdájaként ehhez Önnek kicsit több erőfeszítést kell tennie. Egy hosszú csenddel kezdődő megbeszélés nem lesz érdekfeszítő a részvevők számára így könnyen unalmassá és monotonná válhat. A legfőbb cél, hogy a megbeszélés mindenki számára pozitív benyomásokkal induljon, így Önnek minden esetben törekednie kell a felhőtlen hangulat megteremtésére.

Íme, hogyan érheti ezt el a legegyszerűbb módszertől haladva az egyre bonyolultabbig:

Kérdezze meg a munkatársakat, hogyan érzik magukat.
Kérje meg a résztvevőket, hogy beszéljenek valamelyik futó projektjükről.
Tartson beszámolót a csapata legutóbbi sikereiről.
Kérje meg a résztvevőket, hogy osszák meg a chat modulban, mi érdekli őket legjobban az értekezlet témájával kapcsolatban.

4. Maradjon fókuszban a szakmaiság!

Attól függetlenül, hogy a videómegbeszélés a tárgyalás egy kötetlenebb formája, még nem kell túlzásba vinnie a lazaságot. Az online meetingek során is modellezze azt a munkahelyi professzionalizmust, amit a munkatársaktól is elvár.

Ne legyen zsúfolt vagy rendetlen a környezete!
Ne indítson videómegbeszélést zajos helyszínekről!
Ne nézegesse a telefonját, vagy böngéssze e-mailjeit a videómegbeszélések során! Hiába teszi mindezt diszkréten, higgye el, ez a többi részvevőnek sokkal nyilvánvalóbb, mint gondolná.

Ugyanakkor az otthonról dolgozó munkatársak is emberek. Ha vannak olyan pillanatok, amelyek eltérnek a korábban megszokott normáktól, ismerje el és lépjen tovább. Ha például Ön már kora reggel óta zsinórban egymás utáni megbeszéléseket vezet és még délután kettőkor sem volt ideje ebédelni, magyarázza el a résztvevőknek, hogy néhány percre ki kell kapcsolnia a kameráját, hogy pár falatot egyen.

5. Tegye elkötelezetté az online megbeszélések résztvevőit!

Ha a csapattagok el vannak némítva és nem látszanak a kamerában sem, az majdnem olyan, mintha ott sem lennének. Így anélkül, hogy bárkit is számonkérne, szüksége van egy hatékony módszerre, amivel bevonhatja a passzív munkatársakat az online beszélgetésekbe. Az első lépés ebben a kérdésben is a példamutatás, így Önnek vezetőként minden esetben maximális elköteleződést kell mutatnia az értekezletek során.

Így mutassa meg az online megbeszélések résztvevőinek, hogy valóban figyel:

Nézzen bele a kamerába minél sűrűbben!
Egyetértő bólintással és érdeklődő arckifejezéssel reagáljon a résztvevők megszólalásaira akkor is, ha éppen le van némítva Önnél a mikrofon!
Oldja fel a némítást minél több alkalommal, hogy gondolatait hozzáfűzze a munkatársak mondandójához!
Nézzen fel még jegyzetelés közben is!

A példamutatáson túl pedig további eszközök állnak az Ön rendelkezésére a résztvevők minél nagyobb fokú elkötelezettségének eléréséhez:

Ossza meg előre az értekezlet dokumentumait és kérdéseit a résztvevőkkel, hogy legyen idejük felkészülni!
Kezdeményezzen nyílt párbeszédet a videóhívások elején!
A prezentációk végén hagyjon időt a kérdések megvitatására!
Tartsa szem előtt, hogy milyen napszakban zajlik a megbeszélés! Ez persze nem mindig lehetséges, de amennyiben tudja, kerülje el, hogy a nagy jelentőséggel bíró értekezleteket olyan időpontra tegye, amelyre személyes tárgyalást sem időzítene. Tehát kerülje a kora reggeli órákat és a nap végét.

6. Ne hanyagolja el a szemléltető eszközöket!

Használja ki a virtuális rendszerek képességeit, hogy hatékonyan javítsa az online megbeszélések élményét! Az olyan vizuális eszközök, mint például a közös napirend, a digitális tábla, vagy a diavetítés nagyobb fokú koncentrációra késztetheti a részvevőket ahelyett, hogy csak magukat néznék a képernyőn a megbeszélés teljes hossza alatt.

Próbálja ki a következőket:

Ossza a megbeszélés résztvevőit külön szobákra a meetingen belül!
Ossza meg saját képernyőjét, és szemléltesse mondandóját képekkel, táblázatokkal, grafikonokkal!
Használja a chat modult a prezentációk közben felmerülő kérdések megosztására!
Használja az élő átiratok rögzítésével kapcsolatos funkciókat!
Használja ki az online értekezlet-alkalmazás teljes funkciókészletét és ösztönözze erre munkatársait is!

Ha időt szán arra, hogy valóban megértse a virtuális együttműködés eszközeit, azt fogja tapasztalni, hogy a legtöbbjük amellett, hogy egyszerűen használható, nagyszerűen fokozza az online megbeszélések élményét és az elkötelezettséget.

7. Ne állítsa a résztvevőket váratlan helyzetek elé!

Ha a személyes értekezleteken soha nem kéri meg a munkatársakat, hogy mutassanak be valamit anélkül, hogy azt előzetesen egyeztették volna Önnel, akkor az online megbeszélések során se állítsa őket ilyen helyzetbe, hisz lehet, hogy nincsenek megfelelően felkészülve. Előzetes egyeztetés nélkül ne kérje meg a résztvevőket arra se, hogy osszák meg a képernyőjüket, vagy vezessenek vitát adott témával kapcsolatban. Minden esetben győződjön meg róla, hogy akit felkér a virtuális megbeszélésen való szereplésre, az felkészült a vezetésre és zökkenőmentesen tudja használni az ehhez szükséges technológiát.

8. Ne mondja azt, hogy „Ezt beszéljük meg offline”!

Önnek kézben kell tartania az értekezlet menetét akkor is, mikor virtuális megbeszélést moderál. Így ha egy résztvevő a helyénvalónál hosszabb ideig beszél, vagy olyan témára tér rá, ami nem kapcsolódik a napirendhez, Önnek figyelmeztetnie kell őt és visszaterelni a megbeszélést az eredeti mederbe. Azonban bánjon óvatosan az „Ezt beszéljük meg offline” mondattal. Ez ugyanis bizonyos esetben elutasítóan hangozhat, és stresszt okozhat a megszólalóban, aki úgy érezheti, hogy amit mondott az rossz volt. Ehelyett mondja inkább ezt: „Ez fontos, és több időt kellene szentelnünk rá. Maradjunk az értekezlet után még egy kicsit, vagy beszéljünk meg egy külön időpontot a téma megvitatására „.

9. Ne áldozzon a megbeszélésekre több időt, mint amennyire valóban szüksége van!

Ha Ön sok online megbeszélést fejez be a tervezett időpontnál korábban, az arra utalhat, hogy rövidebb hívásokat kellene ütemeznie. Így növelheti a csapata hatékonyságát azáltal, hogy több felkészülési időt ad számukra a megbeszélések között.

Ha hamarabb befejezi a megbeszélést, legyen lelkes és köszönje meg a munkatársainak a részvételt ahelyett, hogy finoman úgy beszélne a meetingről, mintha az csak rabolná mindenki idejét.

10. Ne mulassza el megosztani a megbeszélések anyagait!

Ne felejtsen el minden online megbeszélésen készült jegyzetet, felvételt, chat előzményt vagy whiteboard képernyőmentést megosztani a résztvevőkkel a meetingek után. Ez segíti a munkatársakat a feladatok nyomon követésében, továbbá rögzíti a legfontosabb tudnivalókat, és támogatja a következő megbeszélésre való alapos felkészülést.

Záró gondolatok

A virtuális értekezlet ma már a mindennapi munkavégzés elmaradhatatlan részévé vált, ami megkönnyíti az együttműködést a modern munkavállalók számára. Ne feledje, hogy az online megbeszélések vezetése nem sokban különbözik egy személyes értekezleten való szerepléstől! Alapos felkészüléssel, az elköteleződést elősegítő stratégiákkal és folyamatos gyakorlással a videóhívások élményét is jelentősen javíthatja.

A videóértekezletek 10 aranyszabálya