Így lásson neki a munkaerő-tervezésnek!

Ez a gyakorlat azonban két okból is korlátozott nézőpontra utal:

• A fókusz általában rövid távú (egy év vagy kevesebb).
• Nem veszi figyelembe azokat a külső és belső tényezőket, amelyek hatással lehetnek erre a szűk fókuszú megközelítésre.

Ilyenkor jön képbe a stratégiai munkaerő-tervezés. A személyzeti tervekre továbbra is szükség van, de ezek csak egy kis részét képezik a szélesebb körű stratégiai munkaerő-tervnek.

Nézzük meg alaposabban, hogy miért érdemes ilyen tervet kidolgozni, és hogyan alakíthatja ki Ön is a sajátját a szervezete számára.

Mi az a stratégiai munkaerő-tervezés?

Amíg a személyzeti terv csak egy jövőbeli állapot egy lehetséges forgatókönyvét jelenti, addig a stratégiai munkaerő-tervezés során több helyzet is felvázolásra kerül. Az egyik legnagyobb különbséget az jelenti, hogy a stratégiai tervezés három-öt éves előre tekintéssel számol az egy éves időtáv helyett. A stratégiai fókusz hangsúlya miatt az ilyen típusú munkaerő-terv általában kevésbé részletes, mint a személyzeti terv, amely általában inkább taktikai fókuszú.

A stratégiai munkaerő-tervezés az alábbiakat biztosítja a szervezet számára:

• A megfelelő emberek
• A megfelelő képességekkel
• A megfelelő helyen
• A megfelelő időben
• A megfelelő áron állnak rendelkezésre

Ha ezek a feltételek teljesülnek, az Ön emberierőforrás-állománya készen áll arra, hogy hosszú távon és hatékonyan teljesítse üzleti céljait. Azonban ha a tényezők közül bármelyik nem megfelelő, az negatív hatással van a szervezet azon képességére, amivel elérheti céljait.

Az alábbiakban bemutatjuk azokat a lépéseket, amelyek szükségesek a saját stratégiai munkaerő-tervének kidolgozásához.

1. Készítse el az üzleti stratégiát

A hatékony stratégiai munkaerő-tervhez szervezetének világos, minden érdekelt fél számára egyértelmű elképzeléssel kell rendelkeznie hosszú távú céljairól. Ennek érdekében dolgozza ki hosszú távú üzleti stratégiáját, és határozza meg azt is, hol szeretné látni a vállalatát öt év múlva.

Fontos ügyelni arra, hogy a megfelelő embereket vonja be a tervezés folyamatába. A HR-részlegek vezetőit gyakran kihagyják ezekből a beszélgetésekből, ami nagy hibát jelent, hiszen az alkalmazottak azok, akik végül megvalósítják az Ön céljait.

Az irodán kívülre szervezett megbeszélések is segíthetnek a ráhangolódásban (így nem zavarják meg a résztvevőket a mindennapi teendők). Tűzze ki célul, hogy a tervezési szakasz végére pontosan meghatározásra kerüljenek a cégének öt éves céljai.

Íme néhány nagyszerű kérdés, amelyet érdemes feltenni a tervezés során:

• Mi a stratégiai fókuszunk vagy az ideális jövőbeli helyzetünk?
• Hol fog tartani a cégünk öt év múlva?
• Mi a legfontosabb a stratégia sikeres végrehajtásához?
• Mit kell abbahagynunk, elkezdenünk vagy folytatnunk, hogy odaérjünk?
• Mit kell kivételesen jól csinálnunk az elvárt eredmény érdekében
• Melyek azok a képességek, amelyekben ezen a kivételes szinten kell teljesítenünk?

2. Végezzen helyzetelemzést

Ezután tekintse át, hogy jelenleg mivel rendelkezik – az emberek és a képességek tekintetében egyaránt. Ezt aktuális helyzetelemzésnek nevezzük. A rendelkezésre álló munkaerő-kínálatot munkakörönként vizsgálja meg, és ne személyenként, ez segít az objektív értékelésben.

Ezután elemezze, hogy az adott szerepkörben dolgozó emberei jelenleg milyen képességekkel rendelkeznek, szemben azzal, hogy üzleti stratégiája szerint milyen képességekre van szüksége.

A jövőbeli munkaerő igény meghatározásához egyes szervezetek a múltbeli adatok vagy iparági referenciaértékek alapján készítenek előrejelzéseket. A több erőforrással rendelkező vállalatok munkaerő-előrejelző elemzést alkalmazhatnak bizonyos kockázatok, például a bevétel és a nyugdíjazás azonosítására.

3. Döntse el, mely szerepek kritikusak a jelenlegi és a jövőbeli siker szempontjából

Ez lehet a legnehezebb feladat a stratégiai munkaerő-tervezés során: eldönteni, hogy melyek a kulcspozíciók a szervezetben, vagy melyek a legfontosabbak a céljai eléréréhez.

A fő üzleti célokra fókuszálva tegye fel magának az alábbi kérdéseket:

• Mely szerepek (jelenlegi vagy jövőbeli) járulnak hozzá aránytalanul a stratégia sikeréhez?
• Mely szerepkörökben okozná a legkisebb kockázatot az alacsonyabb létszám?
• Melyek a legfontosabb pozíciók?
• Milyen jelenlegi vagy jövőbeni készségek járulnak hozzá aránytalanul a stratégia sikeréhez?
• Melyik képességekkel érhetjük el, hogy hamarabb tudjuk teljesíteni ígéreteinket?

4. Elemezze a hiányosságokat és a kockázatokat

Ha eltérést látunk aközött, amivel rendelkezünk és aközött, amire úgy gondoljuk, hogy szükségünk lenne, fontos időt szánni arra, hogy megvizsgáljuk, miként tudnánk leküzdeni ezeket a hiányosságokat.

Például melyik érné meg jobban, a saját embereinket képezni, vagy új embereket felvenni? Vagy ha bizonyos alkalmazottaknak közeledik a nyugdíjazása, szükség lehet-e olyan csomagokra, amelyekkel arra motiváljuk az embereket, hogy maradjanak, hogy ne veszítsük el a tudásukat?

Ne felejtse megvizsgálni azokat a külső tényezőket is, amelyek veszélybe sodorhatják stratégiáját. Külső kockázatot jelenthetnek a gazdasági vagy politikai feltételek, a munkaerőpiaci változások, az iparági trendek alakulása, vagy akár az új jogszabályok is.

A vezetői csapatával közösen mérje fel, hogyan mérlegelje ezeket a kockázatokat. Kérje meg őket, hogy jelöljék meg azt a három-öt dolgot, amit a legfőbb problémának tekintenek. Ezután határozzák meg, melyek ezek közül a legrelevánsabbak vagy a legsúlyosabbak. Kövesse nyomon a forgatókönyv-tervezést, és előzetesen döntse el, hogyan fog ezekre reagálni.

Cselekvési terv kidolgozása

Tekintse át újra a legkritikusabb szerepeket és készségeket, majd kezdje el a prioritások meghatározását és a cselekvési terv megvalósítását.

• Mely szerepek és/vagy készségbeli hiányosságok jelentik a legnagyobb stratégiai kockázatot az Ön sikerére nézve?
• Milyen lépéseket kell tennie ezekkel a szerepekkel és hiányosságokkal kapcsolatban, amelyek a legnagyobb kockázatot jelentik?

Használjon SMART (specifikus, mérhető, elérhető, releváns és időhöz kötött) célokat, hogy még jobban tudja fókuszálni az erőfeszítéseit. A folyamatos mérés és nyomon követés segítségével pedig megbizonyosodhat a célok teljesüléséről. Ha bármi megváltozik vagy nem a tervek szerint alakul, vizsgálja meg, annak milyen hatásai vannak, és mit szükséges átalakítania.

A tervezés fontosabb, mint maga a terv

Az egész szervezetre kiterjedő stratégiai munkaerő-terv elkészítése jelentős erőfeszítés, így segíthet, ha lépésről lépésre áll neki, először akár csak egy részlegre vonatkozó terv kidolgozásával, hogy jobban megismerje a folyamatot.

És ne feledje, maga a terv nem valószínű, hogy pontosan úgy alakul majd, ahogyan azt tervezte. Végül is a jövőben semmit sem vehetünk biztosra, akármilyen alapos is volt a tervezés.

Ebben az esetben magának a tervezési folyamatnak az elvégzése sokkal értékesebb lehet, mint maga a terv. Ennek köszönhetően a szervezete képes lesz majd gyorsabban és jobban kezelni a kiszámíthatatlan dolgokat, és végül elérni a kitűzött célokat.

Munkaerőre van szüksége a tervek sikeres végrehajtásához?
Vegye fel velünk a kapcsolatot!