Minden, amit az ATS-ekről és jelölt követő rendszerekről tudni kell

A toborzás egy vállalat életében rendkívül sok időt és erőforrást igénylő folyamat. Az elmúlt években a HR területén is egyre több olyan szoftver jelent meg, amelyekkel egyszerűsíthetők az irányítási, toborzási és egyéb HR folyamatok. Az új munkatársak kiválasztása során a toborzási stratégiában az egyik legnépszerűbb az ATS (Applicant Tracking System), vagyis a jelölt követő rendszer. Mi ez és hogyan működik? Miért használják a munkáltatók, és hogyan befolyásolja a munkakeresők esélyeit? Mely cégeknek előnyös és miért? Mutatjuk!

Toborzásra megüresedett pozíciók, újonnan létrehozott munkakörök, vagy bővülés miatt megnyílt posztok miatt kerül sor a cégek életében. A toborzás mindig többlépcsős folyamat, ami nagyon részletes tervezést igényel. Nem elég kijelölni a pozíciót, fel kell kutatni a potenciális munkavállalókat, felkelteni az érdeklődésüket. Azonosítani kell pozíció betöltéséhez szükséges elengedhetetlen készségeket és képességeket, melyeket a kiírt álláshirdetésnek mindenképpen tartalmaznia kell. Ki kell választani a toborzás csatornáit, ami a digitalizáció világában már jellemzően online történik. Az álláshirdető portálok mellett a közösségi média felületei, a céges karrieroldalak, valamint a HR szolgáltatók és a fejvadász cégek weboldalai is népszerűek. A kiválasztás azonban minden esetben hosszas és összetett folyamat, amely során egyre több HR szoftver nyújt segítséget a szakemberek számára. 

Mi az az ATS?

Az ATS egy számítógépes szoftver, amelyet a HR osztályok használnak a  cég meghirdetett pozícióira jelentkezők kezelésére és értékelésére. Az ATS-ek segítenek a munkáltatóknak abban, hogy hatékonyabban és gyorsabban tudják lefolytatni a toborzási és kiválasztási folyamatot, és megtalálják a legjobb jelölteket. 

Az ATS-ek segítenek menedzselni a komplett toborzási folyamatot egészen a meghirdetéstől az új munkaerő felvételég. Számos olyan funkcióval rendelkeznek, amelyekkel hatékonyabbá, gyorsabbá és egyszerűbbé tehető az új munkatársak megtalálása.

Álláshirdetés

Az ATS-ek lehetővé teszik a munkáltatók számára, hogy egyszerűen és gyorsan feladhassanak álláshirdetéseket az online toborzási csatornákon: saját weboldalukon, vagy más online álláskereső portálokon. Emellett segítenek abban, hogy a munkáltatók elérjék a megfelelő célcsoportot, és növeljék a jelentkezők számát. 

Jelentkezések fogadása

Az ATS-ek gyűjtik és tárolják a jelentkezők adatait, mint például az önéletrajzokat, a motivációs leveleket, a referenciákat, és egyéb információkat. Az ATS-ek lehetővé teszik a munkáltatók számára, hogy egyszerűen és átláthatóan kezeljék a jelentkezők adatbázisát, és kereshessenek benne különböző szempontok alapján, mint például a képzettség, a tapasztalat, a készségek, stb. 

Jelentkezések szűrése

Az ATS-ek segítenek a munkáltatóknak abban, hogy kiszűrjék a nem megfelelő vagy nem releváns jelentkezőket, és csak a legjobb jelölteket hívják meg a további kiválasztási folyamatokra. Az ATS-ek általában mesterséges intelligenciát (AI) használnak a jelentkezők önéletrajzainak elemzésére, és pontszámot adnak nekik a munkakörhöz való illeszkedés alapján. Az ATS-ek figyelembe veszik a munkáltatók által megadott kulcsszavakat, kritériumokat, és követelményeket, és ezek alapján rangsorolják a jelentkezőket. 

Jelentkezések nyomon követése

Az ATS-ek segítenek a munkáltatóknak abban, hogy nyomon kövessék a jelentkezők státuszát és előrehaladását a kiválasztási folyamat során. Lehetővé teszik a munkáltatók számára, hogy kommunikáljanak a jelentkezőkkel, és értesítsék őket a következő lépésekről, mint például az interjú időpontja, a teszt eredménye, a visszajelzés, stb. Az ATS-ek segítenek abban, hogy a munkáltatók és a jelentkezők közötti kapcsolat folyamatos és professzionális legyen.

Jelentkezések kiértékelése

Az ATS-ek segítenek a munkáltatóknak abban, hogy kiértékeljék a jelentkezők teljesítményét és alkalmasságát a kiválasztási folyamat során. Az ATS-ek lehetővé teszik a munkáltatók számára, hogy összehasonlítsák a jelentkezők pontszámait, eredményeit, visszajelzéseit, és egyéb adatait, és kiválasszák a legjobb jelölteket a felvételre. Az ATS-ek segítenek abban, hogy a munkáltatók objektív és megalapozott döntéseket hozzanak a jelentkezőkről. 

Ezért népszerű a munkáltatók körében az ATS

Az ATS-eknek számos előnye van a munkáltatók számára. Használatukkal pénzt, időt takarítanak meg, egyszerűbben jutnak el a megfelelő jelöltekhez és növelhető általuk a jelölti élmény.  

Idő- és költségmegtakarítás

Az ATS-ek segítségével a munkáltatók jelentősen csökkenthetik az időt és a költségeket, amelyeket a toborzásra és a kiválasztásra fordítanak. Az ATS-ek automatizálják a munkaerő-beosztás, a jelentkezés fogadása, a jelentkezés szűrése, a jelentkezés nyomon követése, és a jelentkezés kiértékelése folyamatokat, és így növelik a hatékonyságot és a pontosságot. Az ATS-ek segítségével a munkáltatók kevesebb időt és erőforrást kell, hogy fordítsanak a jelentkezők kezelésére, és többet tudnak foglalkozni a stratégiai és értékteremtő feladatokkal.

Jobb jelöltek

Az ATS-ek segítségével a munkáltatók jobb jelölteket tudnak toborozni és kiválasztani. A jelöltkövető rendszerrel a munkáltatók elérhetik a megfelelő célcsoportot, és növelhetik a jelentkezők számát. Az ATS-ek segítségével a munkáltatók kiszűrhetik a nem megfelelő vagy nem releváns jelentkezőket, és csak a legjobb jelölteket hívják meg a további kiválasztási folyamatokra. Az ATS-ek használatával továbbá a munkáltatók objektív és megalapozott döntéseket hozhatnak a jelentkezőkről, és kiválaszthatják a legalkalmasabb jelölteket a felvételre.

Jobb jelölti élmény

Az ATS-ek a jelöltélményben is komoly támogatást nyújtanak:

• a munkáltatók egyszerűen és gyorsan tudják kezelni a jelentkezéseket, és kommunikálni a jelentkezőkkel
• a munkáltatók folyamatosan és professzionálisan tudják tájékoztatni a jelentkezőket a kiválasztási folyamat állásáról, és visszajelzést adni nekik
• ez a jelöltekben bizalmat ébreszt a vállalat irányába, így az employer branding már a toborzás folyamatában megjelenik.

Kinek való az ATS?

Az ATS bármilyen cég számára ideális lehet, különösen ha olyan pozíciót hirdet meg és viszonylag gyakran, amire sok jelentkező várható. Kiváló megoldás akkor is, ha HR részleg rendkívül leterhelt. Természetesen egyik HR szoftver sem végzi el teljesen önállóan a munkát, így az ATS sem választja ki a jelentkezőket. A pályázókat személyesen meg kell ismerni és ez a feladat minden esetben a HR osztályra hárul. Azonban olyan fontos alapfeladatok végezhetők el a segítségével, mely a toborzás során a legtöbb időt és energiát veheti igénybe. Az ATS-ek egy másik előnye, hogy „megjegyzi” az alkalmas jelölteket. Ha valakit nem is választott ki a cég az adott pozícióra, bár nagyon sok szempontból megfelelt volna, egy későbbi megüresedett munkakör esetében mielőbb újabb álláshirdetést írna ki a cég, kiválaszthatja a jelölteket az ATS alapján és felkeresheti őket. 

A toborzáson és kiválasztáson túl számos területen elérhetők már a HR-esek munkáját támogató HR szoftverek. Ezek lehetővé teszik olyan HR feladatok elvégzését, mint például a bérszámfejtés vagy a tehetséggondozás. Kezelik az alkalmazottak adatbázisait, összekapcsolják a HR-t az alkalmazottakkal, átlátható és beállítható bennük a szabadság, a munkaidő stb. A HR szoftverek jelentések és elemzések készítését is elvégzik az előre beállított szempontok alapján.