Hungarian Hova küldhetjük az e-könyvet?
"*" a kötelező mezőket jelöli
6 teendő, amit mindenképpen végezzen el, mielőtt megválna kollégájától
Egy hirtelen felindulásból történő kirúgás kockázatos lépés lehet vállalatunk számára. Érdemes inkább gyakorlatias és tisztességes elbocsátási eljárást alkalmazni, hogy csökkentsük az ezzel kapcsolatos támadási felületet cégünknél. A legjobb megoldás, ha elegendő időt hagyunk az alkalmazottak fejlődésére, miközben biztosítjuk számukra a növekedéshez szükséges eszközöket is. Egy új munkavállaló toborzása, felvétele és betanítása költséges folyamat, így lehetséges, hogy jobban megéri erőfeszítéseket tennünk meglévő munkatársunk megtartása érdekében – feltéve, hogy a problémás kollégánk változtat viselkedésén.
Összeszedtük az alábbi pontokban, mi az, amit először meg kell próbálnia, mielőtt a munkaviszony megszüntetéséhez folyamodna.
1. Dokumentáljon mindent!
A dokumentálás kulcsfontosságú lehet a problémás esetekben. Ha nem tudjuk igazolni álláspontunkat az adott kollégával kapcsolatban, akkor könnyen megkérdőjelezhető, hogy megtörténtek-e az előzetes figyelmeztetések. Még a jegyzetfüzetünkbe felírt félmondatok is hasznosak lehetnek, ha bizonyítanunk kell az igazunkat. Persze azt gondolhatjuk, hogy a dokumentáció rengeteg energiát és időt igényel, azonban panasz esetén a gondosan vezetett anyagaink menthetnek meg minket.
Íme néhány példa, milyen dokumentumokat gyűjtsünk össze:
- Elektronikus kommunikáció (e-mailezések, Teams beszélgetések, stb.)
- Telefonbeszélgetések
- Személyes beszélgetésekről készült jegyzet
- Szakszerűtlen vagy nem megfelelő viselkedést igazoló dokumentumok
- Visszajelzések és panaszok munkatársaktól, vezetőktől vagy ügyfelektől
2. Világosan kommunikálja az elvárásokat!
Alapvetően minden munkához rendelkeznünk kell egy pontos munkaköri leírással. Ha nincs is egy formalizált dokumentumunk – bár az lenne a legjobb –, akkor is alaposan ismernünk kell a csapatunkban betöltött szerepkörök funkcióit és felelősségeit. Mindemellett azzal is tisztában kell lennünk, mi kell ahhoz, hogy munkavállalóink sikeresen teljesítsenek az egyes pozíciókban. Természetesen elengedhetetlen, hogy ezzel az információval a munkavállalóink is rendelkezzenek.
Ne feltételezzük, hogy kollégáink számára minden világos! Ne a saját nézőpontunkból közelítsük meg a feladatokat, hiszen könnyen előfordulhat, hogy ami számunkra evidens az más számára fel sem merül. A félreértések elkerülése érdekében minden munkakört egyértelműen meg kell határozni, hiszen ez nagyban megkönnyíti a későbbiekben felmerülő problémák pontos beazonosítását és a kijavítását is.
Ugyanígy kell eljárnunk, ha vezetőként a progresszív fegyelmezés eszközeit szeretnénk alkalmazni. Előre meg kell határoznunk, hogyan zajlik egy-egy korrigáló intézkedés vagy milyen indokai lehetnek az elbocsátásnak. Ezáltal garantálhatjuk, hogy minden esetet következetesen és tisztességesen kezeljünk.
3. Viselkedjen úgy, mint egy jó edző!
Legyen szó régebbi dolgozóinkról vagy új alkalmazottjainkról, mindenkinek szüksége van a folyamatos odafigyelésre, útmutatásra. Ez megvalósulhat informális visszajelzésként, amikor rávilágítunk mik az erősségeik és fejlesztendő területek. Legyünk olyanok, mint egy jó futballedző! Az edző dicsér, ha a játékosa véghez visz egy jó passzt vagy egy kemény szerelést, de kiemeli a kihagyott lehetőségeket és a védekezésben felelhető gyengeségeket is.
Az alkalmazottaknak is szükségük van az ilyen típusú visszajelzésekre, hogy megértsék, mikor hogyan teljesítenek, mielőtt a fegyelmi eljáráshoz folyamodnánk vagy az elbocsátás lehetősége felmerülne.
4. Teljesítményértékelés (Perfomance Improvement Plan, PIP) bevezetése
Tegyük fel, hogy folyamatos coachingot nyújtunk a csapatunknak, de nem tapasztalunk javulást. Előfordulhat az is, hogy olyan komoly aggályokat látunk a teljesítménnyel kapcsolatban, amelyen a folyamatos mentorálás egyszerűen nem segít. Ilyenkor hasznos lehet egy teljesítményértékelő rendszer bevezetése.
Ennek egyik fajtája a Perfomance Improvement Plan, amit röviden PIP-nek nevezünk. A PIP felállításakor konkrétan meg kell fogalmaznunk, hogy melyek a problémás területek, és részletes célokat kell kitűznünk arra vonatkozóan, hogy a munkavállalónak mit kell tennie a megoldás érdekében. A PIP általában nem viselkedési problémákra vagy irányelvek megsértésének kezelésére szolgál, hanem inkább a készségek hiányának áthidalására vagy a fejlesztendő területek feltárására.
Ne feledjük, hogy a fejlesztésekre megadott határidőnek észszerűnek kell lennie. Vannak olyan hiányosságok, aminek a javítására több időt kell szánni! Emellett figyeljünk oda arra is, hogy alkalmazottunk elfogadja és aláírja a feltételekről szóló elismerőlapot, hiszen ahogy már a korábbi pontokban említettük, a dokumentáció kiemelten fontos a folyamat során.
5. Szóbeli figyelmeztetés
Érdemes ezt a módszert alkalmaznunk, ha a probléma vállalati irányelv megsértéséből vagy viselkedési sajátosságokból fakad. Ilyen lehet az állandó késés vagy a nem megfelelő kommunikáció.
Ha szóbeli figyelmeztetést végzünk, akkor elég egy összefoglaló e-mailt küldeni az alkalmazottunknak, itt még nincs szükség aláírt dokumentumra.
6. Írásbeli figyelmeztetés
Ha a dolgokat már különösen nehéz kezelnünk, és úgy érezzük, hogy a helyzet olyan mértékben eszkalálódott, akkor következő lépésként írásbeli figyelmeztetéshez folyamodhatunk.
Az írásbeli figyelmeztetés kicsit hasonlít a teljesítményértékelés bevezetéséhez, mivel egyértelműen fel kell vázolnunk azokat a területeket, amelyeket az alkalmazottaknak korrigálniuk kell. Ismét írásban kell kifejtenünk és pontosan részleteznünk, hogy mit és hogyan kell javítania a munkatársunknak.
Ezenkívül az írásos figyelmeztetésből világosnak kell lennie, hogy a változtatásokat azonnal elvárjuk, észrevehetőnek és tartósnak kell lenniük.
Az alkalmazottaknak ezt szintén alá kell írniuk, miután személyesen megbeszéltük vele. Az aláírásuk nem azt jelenti, hogy egyetértenek a leírtakkal, csupán annyit jelent, hogy megértették a figyelmeztetést.
Kiszervezné cége munkaerővel kapcsolatos feladatait? Mi megoldjuk HR problémáit!
Mik a következő lépések?
Tartsunk rendszeres megbeszéléseket és győződjünk meg róla, hogy minden beszélgetést dokumentálunk, az alkalmazott pedig aláírásával igazolja, hogy részt vett az értekezleteken. Adjunk konkrét visszajelzést arról, hogyan teljesítenek, sikerült-e a megbeszélt változtatásokat végrehajtaniuk. Ha a tapasztalt eredmények vegyesnek bizonyulnak, térjünk ki arra, hogy mi az, amit jól és mi az, amit rosszul csinált. Ha nem látunk javulást, akkor az észrevett hibákat azonnal jelezzük, ne várjunk a következő megbeszélésig.
Ha minden más kudarcot vall, a következőképpen bocsáthatunk el egy alkalmazottat
Az erőfeszítéseink ellenére előfordulhat, hogy még mindig nem tapasztalunk változást kollégánk viselkedésben. Ilyenkor sajnos nem marad más eszköz a kezünkben, mint befejezni a közös munkát. Ha megfelelően haladtunk végig a fent leírt lépéseken és végig dokumentáltuk a folyamatot, az alkalmazottunkat sem éri majd hidegzuhanyként a döntés.
- Elbocsátás előtt feltétlen nézzük át az összes kapcsolódó dokumentációt.
- Ezenkívül egyeztessünk cégünk jogi tanácsadójával vagy HR képviselőjével, hogy megbizonyosodjunk arról, hogy a döntés megfelelően alátámasztott és megalapozott.
- Győződjünk meg arról is, hogy betartjuk az összes, kormány által meghatározott szabályt.
Az alkalmazottak elbocsátásakor az őszinteség a legjobb politika.
Fontos, hogy nem az a cél, hogy bárki is rosszul érezze magát, de a teljesítményalapú elbocsátást nem szabad egy „létszámcsökkentési” folyamat eredményének álcázni. Emellett az sem jó megoldás, hogy elérjük, hogy az alkalmazott magától mondjon fel, ne kényszerítsük őket ilyen helyzetbe.
Mikor érdemes az elbocsátó beszélgetést lefolytatni?
Őszintén szólva, nincs „jó” alkalom arra, hogy egy ilyen hírt közöljünk munkatársunkkal. Abban biztosak lehetünk, hogy ez a beszélgetés nem fog jó hangulatban zajlani és nem könnyű feladat lebonyolítani.
Az elbeszélgetés időzítésével kapcsolatos vélemények nagyon eltérőek, de legtöbben úgy gondolják, hogy a hét elején, egy reggeli vagy délelőtti időpont lehet a legalkalmasabb. Bármilyen vonzó opció is péntekre hagyni, ne tegye, hiszen az alkalmazottja egész hétvégéjét elronthatja.
Függetlenül attól, hogy melyik napot vagy időpontot választja, általában az a legjobb, ha az alkalmazott azonnal távozik. Adhatunk neki egy kis időt személyes tárgyaik összeszedésére, vagy bedobozolhatjuk és postázhatjuk őket, ha úgy jobban tetszik. Ha látjuk, hogy van értelme kikísérni az irodából, akkor nyugodtan megtehetjük, a lényeg, hogy legyünk következetesek ebből a szempontból is.
Összefoglalás
Számos lépést és tényezőt kell figyelembe vennünk, mielőtt egy alkalmazottat rossz teljesítménye miatt elbocsátanánk, és ez nem egyszerű folyamat egyik érintett fél számára sem. Ám egy világos, átgondolt cselekvési tervvel, jó nyomon követéssel és türelemmel egy kicsit könnyebb szívvel hajthatjuk végre, hiszen tudjuk, hogy megtettük a megfelelő lépéseket.